Olivier CLEMENCEWebmaster freelance passionné

Si vous utilisez les annuaires pour vous référencer (je le fais et j’ai encore mes raisons ) vous devez certainement recevoir une quantité d’emails assez astronomique. Voici quelques astuces qui vont vous permettre de ne plus vous retrouvez noyé et surtout de gagner beaucoup de temps lors du traitement de ces mails.

Associer catch all et filtres

Vous avez peut être plusieurs sites ou un site lié à un blog ou un forum, etc… Bref vous avez certainement plusieurs choses à inscrire dans les annuaires. Mon première conseil est d’utiliser une boîte mail par site à inscrire.

Mais créer une adresse email par site peut être long et difficile. L’idée est donc d’utiliser l’option catch all que la plupart des hébergeurs proposent. Cette option permet de rediriger tous les emails envoyés vers une adresse du type nimportequoi@votredomaine.com ou machinchose@votredomaine.com vers une adresse générale que vous aurez spécifiée, par exemple generale@votredomaine.com. A partir de là, vous pourrez soumettre vos sites dans les annuaires en utilisant des adresses comme site1@votredomaine.com, site2@votredomaine.com, site3@votredomaine.com (pour en savoir plus sur le catch all lisez ceci)

Comme je l’ai dit plus haut toutes ces adresses mails seront redirigées vers une seule ce qui n’est pas forcément pratique il faut donc créer des filtres et des dossiers dans votre logiciel de messagerie afin de re-dispatcher les différents mails de confirmation.Vous allez donc dans un premier temps configurer votre logiciel de messagerie avec votre adresse générique (generale@votredomaine.com) puis créer des filtres par adresse email de destination.

Voici comment faire avec thunderbird.

Appliquer un filtre sous thunderbird

1. Donnez un nom à votre filtre (le nom de votre site par exemple).
2. Faites un clic droit sur « courrier entrant » puis cliquez sur « nouveau dossier ».
3. Donnez un nom à votre dossier, idéalement le nom de l’un de vos sites et cliquez sur « ok ».
4. Cliquez sur « outils » puis sur « Filtres de messages ».
5. Dans « Filtres pour » choisissez votre adresse mail générale.
6. Cliquez sur « nouveau »
7. Vous allez voir différents champs dans le premier choisissez « pour ».
8. Dans le second choisissez « est ».
9. Dans le dernier tapez l’adresse mail que vous allez utiliser pour inscrire votre site dans les annuaires (site1@votredomaine.com)
10. Dans la partie « Exécuter ces actions » choisissez « Déplacer le message vers »
11. Dans le champ suivant choisissez le dossier que vous avez précédemment créé.
12. Cliquez sur « ok ».
13. Répétez toutes ces étapes pour chacun de vos sites.

Voila désormais en utilisant une seule adresse mail vous pouvez en gérer des centaines.

Trier les mails de confirmation

Beaucoup d’annuaires demandent une vérification de votre adresse mail en vous envoyant un mail dans lequel vous devez cliquer sur un lien. Il peut être intéressant de se simplifier la vie en créant un dossier « mail à confirmer » et de faire en sorte qu’il contienne tous (mais uniquement) les mails avec un lien de confirmation.

Pour cela c’est très simple il suffit de créer un filtre « à confirmer » en faisant la même chose que pour les filtres vus plus haut, la seule différence est que nous allons rechercher une phrase significative dans le corps du message.

Reprenez les étapes 1 à 12 en modifiant les 6 7 et 8 comme suit:

1. Dans le premier choisissez « Corps ».
2. Dans le second choisissez « Contient ».
3. Dans le dernier tapez  « Veuillez confirmer »

Ici au lieu de cliquer sur « ok » vous allez d’abord cliquez sur le « + » qui se trouve en face de vos champs afin de rajouter un deuxième filtre identique au précédent mais avec la phrase « Vous devez valider ».

ATTENTION: Dans le panneau précédent « filtres de messages » l’ordre des filtres a une importance. Vous devez placer votre filtre « a confirmer » en premier afin qu’il soit efficace.

Et voila, désormais tous les messages (ou du moins une bonne partie) qui vous demande de confirmer votre inscription seront classés dans ce dossier. Vous verrez qu’ils ont souvent le même aspect et que cliquer sur le lien en question devient très rapide.

Si vous aimez suivre vos inscriptions vous pouvez améliorer votre gestion en créant des sous-dossiers. Par exemple,  pour chacun de vos sites vous pouvez créer les sous-dossiers « en attente », « accepté » et « refusé » et les filtres correspondant. A vous de repérer les phrases significatives qui vont vous permettre de créer un filtre efficace.

Voila, cette petite astuce prend quelque minutes à mettre en place et vous fera gagner beaucoup de temps au final.

Enfin si vous cherchez des annuaires gratuits sans lien retour mon annuaire d’annuaires devrait vous aider.

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